Nous vous proposons un dossier consacré aux quatre piliers indispensables pour lancer votre business de box mensuelle. Pour ce premier article, nous allons vous parler de l’importance de l’organisation dans vos opérations récurrentes et comment faire pour ne rien oublier.

Le business de box mensuelle a le vent en poupe ! Pourtant, avant de prendre la mer, il est nécessaire de savoir où aller et quelle route maritime emprunter. Chez Boxraiser, on a décidé de jouer le rôle de compas, et même de vous donner les astuces pour bâtir le solide navire qui vous fera traverser l’océan du succès. Petite piqûre de rappel avant d’entrer dans le vif du sujet : lancé en 2010 aux États-Unis, le concept de la box mensuelle a depuis fait son chemin jusqu’en France où le succès est au rendez-vous. Elle répond en effet à un besoin d’émerveillement et de surprise de la part des consommateurs mais aussi à un besoin de possessivité moins prononcé.

Opérations récurrentes box mensuelles

On le constate d’ailleurs dans des secteurs comme la musique, avec Spotify ou Deezer, ou de la vidéo, avec des acteurs comme Netflix ou Amazon Prime Video. En effet, le grand public recherche aujourd’hui une véritable expérience utilisateur qui correspond à ses besoins avec une ultra-personnalisation des services. Ainsi, qu’il s’agisse de produits cosmétiques, de vin ou encore de vêtements, le consommateur veut aujourd’hui découvrir, tester et être surpris.

Nous allons donc vous donner tous les conseils indispensables pour que votre business de box mensuelle soit couronné de succès. Première partie de ce dossier : la gestion des opérations mensuelles.

Les différents types d’opération

Comme tout chef d’entreprise, vous devez tenir un planning et savoir à qui sont assignées les différentes tâches dans les processus de gestion des clients, d’emballage et de livraison.

Vous devez donc vous munir d’un outil d’organisation avec pour objectif de gérer les opérations mensuelles et éviter de cumuler des retards qui peuvent coûter très cher. Vous pouvez pour ce faire utiliser un outil SaaS dédié au business de box mensuelle ou vous tourner vers des outils ouverts comme Todois ou un simple calendrier pour gérer les plannings.

Voici une liste non exhaustive de tâches à programmer et à répéter tous les mois :

  • Dénicher et commander de nouveaux produits
  • Gérer les opérations de colisage
  • Réceptionner les commandes
  • Expédier les box
  • Gérer la facturation
  • Contrôler la trésorerie
  • Gérer le service après-vente, suivre les litiges, répondre aux demandes de contact
  • Gérer la communication
  • Trouver de nouveaux clients

Et le plus incroyable, c’est que ces tâches sont parfois à effectuer dans une seule et même journée puis à refaire le lendemain ! D’où la nécessité d’être bien organisé… ou de savoir déléguer.

Diviser pour mieux organiser

On a tendance à l’oublier, mais le principe d’une équipe est de pouvoir déléguer certaines tâches afin que chacun soit efficace sur une mission donnée et que votre entreprise continue de progresser. Autrement dit, placez des responsables à chaque service clé : le service client, le choix des produits, la communication, la comptabilité, etc. Énoncez clairement vos exigences, attentes et livrables afin de pouvoir constater les progrès et les avancées de votre entreprise.

Bien entendu, il est difficile de s’entourer de nombreuses personnes lorsque vous vous lancez mais vous pouvez choisir de faire confiance à des partenaires ou des prestataires externes qui vous délesteront de certaines tâches. Cela vous permettra notamment de vous concentrer sur celles à forte valeur ajoutée.

Affichez l’organisation mensuelle aux yeux de tous

Une fois votre organisation interne déterminée, communiquez auprès de vos équipes. La communication interne est en effet très importante pour que l’information circule de façon fluide. Si vous mettez en place des “routines” internes, vos collaborateurs doivent être tenus au courant.

Commencez par avoir une vision macro de l’organisation : les tâches annuelles, mensuelles, hebdomadaires et quotidiennes. Faites un planning interne, diffusez-le et assurez-vous que tout le monde le respecte. Par exemple, prévoyez à chaque début de mois de faire un point sur les produits que vous voulez mettre dans la box, ceux qui seront inclus dans les prochaines offres, etc.. Dans un second temps, statuez sur le contenu puis passez la commande. Assurez-vous ensuite d’avoir bien tout reçu (évitez d’effectuer un contrôle au dernier moment pour ne pas avoir de mauvaise surprise) puis commencez l’emballage. Enfin, expédiez les box à vos clients. Une fois que vous aurez réussi à caser des “sprint” dans votre semaine ou votre mois, transformez-les en habitude et conservez cette organisation.

Bien entendu, on parle ici des tâches indispensables pour proposer une excellente expérience utilisateur, condition sine qua none à la réussite de votre entreprise. Les autres tâches, comme la communication, le service après-vente ou la comptabilité ne sont pas nécessairement à ajouter à votre calendrier, vous devez simplement lister les choses importantes à faire dans la semaine ou le mois sans les positionner sur un horaire ou un jour en particulier.

Utilisez des outils de rappel ou de To Do List pour ne rien oublier, laissez des blancs dans votre calendrier pour pouvoir gérer les imprévus, fixez-vous des objectifs clairs et atteignables chaque jour et enfin effectuez une tâche à la fois (le multitasking n’est pas forcément une bonne pratique).

Soyez équipés

Pour gérer la quantité de travail quotidien, vous pouvez non seulement vous entourer de personnes de confiance mais aussi d’outils fiables et indispensables.

Pour la gestion des abonnements, un outil de CRM permet de centraliser toutes les données relatives à vos clients (coordonnées, type d’abonnement choisi, dates de début et de fin de l’abonnement, etc.).

Pour la gestion des expéditions, vous pouvez dans un premier temps travailler avec La Poste puis choisir un logisticien dès que vous approchez les 300 envois de box mensuels. Dans tous les cas, votre prestataire doit pouvoir se synchroniser avec votre outil de gestion des expéditions pour que vous puissiez programmer les prochains. Enfin, la gestion des paiements est généralement assurée par une solution de facturation pour suivre les prélèvements automatiques (la plupart du temps via CB) ainsi que les rejets de prélèvement.

L’idéal est de disposer d’une solution SaaS qui assure ces trois fonctionnalités et propose en plus des services de relance automatique par e-mail et de notifications (commande expédiée, prélèvement refusé, etc.), aussi bien pour vous que pour vos abonnés.

Vous l’aurez compris, l’organisation et la répartition des tâches sont des éléments indispensables pour pouvoir lancer votre business de box mensuelle et le faire perdurer. Nous avons également déterminé trois autres piliers que nous aborderons dans les prochains articles de ce dossier.